Baumängel im Griff - Mängelmanagement Software im Bauprozess

Mängelmanagement Software - Funktionen im Detail: Der Mangelpool

Mängelmanagement Software kann nur dann effizient eingesetzt werden, wenn alle Beteiligten in Ihrer Anwendung einen echten Nutzen erkennen. Gerade bei komplexen Projekten mit einer Vielzahl von Beteiligten wächst die Anzahl der zu verfolgenden offenen Punkte sehr schnell.
Dann ist es besonders wichtig, dass die eingesetzte Softwarelösung neben den strategischen Auswertmöglichkeiten auch die Anforderungen im operativen Tagesgeschäft abbildet. Heute möchten wir Ihnen wieder eine Funktion im Detail vortstellen, die den Abarbeitungsprozess im Mängelmanagement vereinfacht.

Der Mangelpool als "Warenkorb" für Baumängel

Unser Mängelmanagement docma MM bietet Filter- und Suchfunktionen, die an das einfache Filtern in Excel erinnern. Für wiederkehrende Suchen lassen sich diese als benutzerdefinierte oder projektbezogene Suchen abspeichern.
Als Ergänzung zu den Suchfunktionen bietet unsere Baumängelverfolgung zusätzlich die Möglichkeit, Mängel in einer Art Warenkorb unabhängig von ihren sonstigen Eigenschaften zusammenzuhalten. Es können dann alle Mängel dieses Mangelpools in einer Liste angezeigt werden, oder z.B. aus der Liste ausgeblendet werden.

Praxisbeispiel : Erstellen einer Bearbeitungsliste 

Sie möchten eine Bearbeitungsliste aller Mängel zu einer bestimmten Begehung erstellen und ein Kollege soll z.B. die geschätzten Mangelbeseitigungskosten eintragen.

Schritt 1: Markieren Sie die entsprechenden Mängel

 Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Mangelpool

 

Schritt 3: Weitere Bearbeitung - Filtern Sie den Mangelpool, oder zeigen Sie alle Mängel, die nicht dem Pool angehören und für die Sie weitere Aufgaben verteilen wollen.

In der Kopfzeile der Mangelliste sehen Sie sofort,
ob die Mangelliste auf einen Mangelpool gefiltert ist

Schritt 4: Weiterbearbeitung durch andere Bearbeiter
Ihr Kollege kann nun ebenso wie Sie den als öffentlich markierten Mangelpool filtern und erhält so nur die Punkte, die für seinen nächsten Bearbeitungsschritt erforderlich sind.

Der Mangelpool ist nur eine von vielen Möglichkeiten, wie Sie die Prozesse in Ihrem Mängelmanagement effektiver machen. Unsere Berater informieren Sie gerne über weitere Möglichkeiten, die unsere Mängelmanagement Software im Praxiseinsatz bietet.

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Ihr Baumangel Archiv für die Gewährleistungsphase - der docma MM Viewer

In vielen Projekten kommen heute Projektraumlösungen zur Organisation und Verwaltung der Baumängel zum Einsatz. Dabei werden oft fleissig Online-Systeme mit einer großen Datenmenge gefüttert.
Doch was passiert mit diesen Daten eigentlich nach der kompletten Abnahme?
Sind Sie nach Abschluss des Projektes Herr Ihrer eigenen Daten?
Und wenn Ihnen der Projektraum-Anbieter die Daten übergibt, was bekommen Sie tatsächlich ausgehändigt?
Hat Ihre IT-Abteilung Zeit, die kryptischen Inhalte zu verarbeiten, während Sie dringend das Schreiben zu einer Mangelanzeige nach VOB suchen?

Die Kunden unserer Mängelmanagement Software docma MM erhalten ein komplettes Projektarchiv mit allen Daten und einem zugehörigen Viewer.

Oberfläche des docma MM Viewers zum Lesen von Archivdateien (Baumängel und Gewärleistungsmängel)

Über  komfortable Filterfunktionen sind die gesuchten Gewährleistungsmängel schnell gefunden. 

Zu jedem Mangelpunkt sind die kompletten Anlagen abrufbar. Dies sind z.B. :

• Mangelbilder
• Mängelanzeige mit Fristsetzung gemäß VOB/B §4.7
• Aufforderung zur Mängelbeseitigung mit Kündigungsandrohung
• Freimeldung von Mängeln – Abschluss des Mangels 

Über die Vorgangshistorie lässt sich auch im Nachhinein jeder Abarbeitungsschritt der Mängelbeseitigung mit den zugehörigen Fristen und Statusänderungen nachvollziehen:

• Erste Aufnahme des Mangels
• Mangelrüge und ev. Nachfristsetzung
• Besitigung und Freimeldung
• Kontrolle der Freimeldung und Abschluss des Mangels

 Sehr praktisch sind dabei die zwei Spalten "Anzahl Anlagen" und "Anzahl Vorgänge" in der Mangeltabelle, die die Anzahl der zugeordneten Anlagen und Vorgänge zu jedem Mangel anzeigen.

 Selbstverständlich können unsere Kunden das komplette Projektarchiv unserer Mängelmanagement Software auch in eigene interne Systeme übernehmen. Das Mangelarchiv im XML-Format enthält sowohl die Mangeldaten als auch die Informationen zu den verknüpften Orginaldateien, die ebenfalls übergeben werden.
Sie müssen also nicht auf die Vorteile einer Online Mängelmanagement Software verzichten, um die Daten auch Jahre später in Ihrem Sinne verwenden zu können.

 Bleiben Sie Herr ihrer eigenen Daten!  - Mängelmanagement mit docma MM und dem domc MM Viewer (Archiv) 

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Funktionen im Detail: Die neue Gruppierung der Mangelliste in docma MM

Schon immer konnten Sie als Anwender unserer Mängelmanagement Software docma MM mit einem einfachen Drag & Drop umfangreiche Mangeldaten am Bildschirm nach beliebigen Feldern gruppieren.

Das Ergebnis ist eine klar strukturierte Liste mit Überschriftenzeilen für jede Kategorie:

Die  Gruppierungen lassen sich weiter hierarchisch gliedern. Im folgenden Beispiel nach ausführender Firma und Status eines Baumangels:

Seit docma MM 6.5 kann nun eine Gruppierung auch aus mehreren Feldern zusammengesetzt werden:

Wie bei der hierarchischen Gruppierung, kann auch diese Bildschirmansicht direkt als Ausdruck erfolgen:

Selbstverständlich können diese Einstellungen der Mangelliste je Benutzer oder im Projekt als eigenes Layout gespeichert werden.

WS

Rechtzeitig zum Wiesn Beginn ist die bayerische Version der Mängelmanagement-Lösung docma MM verfügbar

O'zapft wead!
Morgen geht's wieder los, Version 178 der Münchner Wiesn wird veröffentlicht.

Da kanns in den nächsten 17 Tagen schon mal vorkommen, dass dem ein oder anderen die hochdeutsche Sprachfähigkeit abhanden kommt.
Damit die bayerischen Baustellen darunter nicht leiden ist unsere Mängelmanagement-Software docma MM ab heute auch in Bayerisch verfügbar.

Da die Programmoberfläche einfach umgeschaltet werden kann, ist das Zurückstellen auf die hochdeutsche Originalversion nach der Wiesn kein Problem.







 "In München kommt ab Mitte September keiner am Oktoberfest vorbei." so Produktmanager Wolfgang Schmid. "Die Übersetzung ins Bayerische hat dem Team riesigen Spaß gemacht. Gleichzeitig wollten wir aber auch zeigen, wie einfach und flexibel unser System auf andere Sprachen oder Kundenbegriffe eingestellt werden kann."

Welche Sprachversionen sonst noch in die Standardversion müssen, wird die nächsten 2 Wochen wohl eifrig diskutiert werden....

Mängelrügen nach VOB/B erstellen : Wie wichtig ist eine genaue Ortsangabe der Mängel?

 In der VOB/B § 4/Abs. sind die erforderlichen Schritte zum Durchsetzen von Mangelansprüchen festgelegt:

(7) Leistungen, die schon während der Ausführung als mangelhaft oder vertragswidrig erkannt werden, hat der Auftragnehmer auf eigene Kosten durch mangelfreie zu ersetzen. Hat der Auftragnehmer den Mangel oder die Vertragswidrigkeit zu vertreten, so hat er auch den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen. Kommt der Auftragnehmer der Pflicht zur Beseitigung des Mangels nicht nach, so kann ihm der Auftraggeber eine angemessene Frist zur Beseitigung des Mangels setzen und erklären, dass er ihm nach fruchtlosem Ablauf der Frist den Auftrag entziehe (§ 8 Absatz 3).

Während die Angabe einer Frist explizit erwähnt wird, findet sich zur Notwendigkeit einer exakten Ortsangabe kein Hinweis. Dies scheint eine triviale Erkenntnis zu sein, doch im Mängelmanagement bei Großprojekten ist die Auffindbarkeit von angezeigten Baumängeln ein wichtiges Kriterium. Alleine durch die exakte Angabe des Ortes und der Lage eines Mangels lassen sich Disskussionen und unnötiger Verzug bei der Mangelbeseitigung der Baumängel vermeiden.

Die gängige Praxis mit Mängellisten in MS Excel und die Erstellung von Schreiben mit z.B. Word erfindet die Ortsangabe immer wieder neu. So ist einmal von "Schleuse A" die Rede, ein andermal wird der gleiche Raum "Schleuse 1. UG" genannt. Die fehlende Einheitlichkeit erschwert einerseits der ausführenden Firma das schnelle Auffinden und Beseitigen des Mangels, führt beim Auftraggeber aber auch zu Schwierigkeiten bei der Auswertung der Mängellisten.

In der  
Mängelmanagement Software docma MM  
werden Mängel während der Ausführung und Gewährleistungsmängel über einen Projektstrukturbaum einem exakten Ort wie z.B. einem Raum und einer Achse zugeordnet. Der Baum ist hierarchisch aufgebaut so dass Mängel auch einem kompletten Geschoß zugeordnet werden können. 

Bei der Erfassung muss lediglich der Ort im Strukturbaum angeklickt werden. Der ausgewählte Ort wird dann automatisch im neuen Mangel eingetragen.

Der Strukturbaum dient gleichzeitig als Filter über die Mangelliste. So werden mit einem Klick z.B. alle Mängel eines Raumes, Geschosses, Bauteiles, Projektes, Geschäftsbereiches oder einer kompletten Niederlassung sichtbar.

Die Struktur kann jederzeit erweitert und angepasst werden. docma MM wurde bereits in Großprojekten mit mehreren tausend Räumen erfolgreich eingesetzt. Über die integrierte MS Excel Schnittstelle sind komplexe Raumstrukturen in wenigen Minuten in die Mangelverwaltung Software übernommen.

Beim Schreiben der Mängelrüge nach VOB/B  zeigt sich dann ein weiterer Vorteil des Strukturbaumes in docma MM: Die Ortsangabe wird direkt in die integrierte Mängeltabelle der Mangelanzeige übernommen. 

Sehen Sie sich kurz ein Video an, wie schnell Sie mit docma MM rechtssichere Mangelrügen erstellen bei denen der Adressat keine Zeit verliert, nach dem Mangel erst noch zu suchen...





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docma MM - Version 6.0

... so geht Mängelmanagement !

In diesem pdf-Dokument erfahren Sie mehr über die neuen Möglchkeiten mit docma MM 6.0

docma MM 6.0 wurde im November 2010 veröffentlicht

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Mängelmanagement mit der Softwarelösung docma MM

Mit diesem Blog möchten wir Sie über die Vorteile einer datenbankgestützten Lösung zum Verfolgen von Baumängeln informieren. Bereits 2002 haben wir uns zum Ziel gesetzt, Bauleitern von ausführenden Firmen bzw. Bauherren ein Werkzeug an die Hand zu geben mit dem auch in großen Projekten und großer Anzahl von Mängel der Überblick nicht verloren geht und keine wichtigen Fristen verpasst werden.

Wir haben uns die Prozesse im Mängelmanagement genauer angesehen:

• Aufnahme von Baumängeln in der Ausführung und während der Gewährleistung
• Schreiben und Versand von Mängelrügen, Mängelanzeigen und Freimeldungen gemäß VOB/B
• Verfolgung von Terminen und Fristen / Gewährleistungsfristen aus Abnahmen
• Komplette Dokumentation aller Vorgänge bis zur Beseitigung des Baumangels
• Schnelles Auffinden von Vorgängen und Unterlagen zum Mangel inkl. Bilddokumentation
• Umgang mit Einbehalten gem. VOB/B
• Erledigung eines Mangelpunktes

Besonders wichtig bei der Entwicklung der Mängelmanagementsoftware war uns, alle Projektbeteiligten, seien es ausführende Firmen als GU, Bauherren oder Bauherrenvertreter, Planer oder Eigentümer und Mieter in ein Boot sprich ein System zu holen. Damit sparen sich alle Beteiligten die Mehrfacherfassung und sind trotzdem immer auf dem gleichen Stand.

Wir haben unser Ziel erreicht und ein System geschaffen, das die Bedürfnisse aller Projektbeteiligten optimal abdeckt. Unser Mängelmanagement doma MM ist nun bereits in Version 6 verfügbar.
In diesem Blog werden wir Ihnen regelmäßig Fragestellungen bei der Verfolgung von Baumängeln vorstellen und Ihnen praxisnahe Lösungsansätze mit docma MM aufzeigen.

Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr
EDR Projekt Team
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